Tag Archive for 'Arbeitsorganisation'

Tipps von David Allen

Der unermüdliche David Allen hat einen Artikel in der New York Times geschrieben: „Paralyzed by Excess of Options“. Hier beschreibt er das Paradoxon, dass immer mehr technologische Tools unsere Arbeit im Büro leichter machen sollen, aber diese nicht selten ein weiteres Steinchen Komplexität in unseren Arbeitsalltag bringen.

Wir haben keine angeborenen Fertigkeiten, wie wir die vielen Arbeitsoptionen und Komplexitäten kontrollieren, wie wir das richtige tun und wie wir echte Ergebnisse liefern. All das muss erlernt werden. Allen gibt uns Tipps:

• Erfasse alles was Dich beschäftigt schriftlich. Alles bedeutet alles, sei es aus dem privaten oder dem beruflichen Bereich. Ein Prozess, der bis zu sechs (!) Stunden dauern kann.
• Mache Dir klar, was die Punkte für Dich bedeuten, welche Bedürfnisse dahinter liegen, welche Ergebnisse Du mit diesen erreichen willst und welche Maßnahmen Du einleiten musst.
• Maßnahmen, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können und wichtig sind, sollten unverzüglich durchgeführt werden.
• Sage „Nicht jetzt!“ zu Dingen, die weniger wichtig sind.
• Plane pro Woche ein zwei-stündiges Review Deiner Punkte. Bedürfnisse und Interessen ändern sich, wo müssen noch korrektive Maßnahmen eingeleitet werden und was habe ich aus den Augen verloren.

Der Über-Tipp ist „apply these practices with commitment“. Oder wie uns Paul Weller auf seiner neuen Platte in den Frühling singt: “Devotion is a key to the lock that holds your dreams”.

Interview (9): Der rote Faden

roter.jpgDie richtige Arbeitsorganisation ist zum Teil ein einziges Unterfangen. Da gibt es die Manager mit Wurstfinger und Smartphone, deren Einträge häufig ” Meeztiong Kuinde” lauten und die eine eigene Fertigkeit der Dechiffrierung benötigen. Und es gibt die Old-School-analog-Denkenden, die noch das gute alte Filofax oder vorzeige-stylish das Moleskin benutzen, um Ihre To-Do-Listen zu organisieren.

Beim Lesen der neuen Ausgabe der brandeins habe ich nun aber endlich den ROTEN FADEN entdeckt – die Organisationshilfe für Patch-Work-Denker. Hier werden nicht nur Adressen, Kalender, Notizen und Skizzen organisiert, sondern alle Zettel, die einem im Arbeitsalltag in die Quere kommen, ob die vollgezeichneten Servierten von Dan Roam oder die gesammelten Belege für die Reisekosten.

Zwischen unser beiden Abendessen hatte ich die Möglichkeit der Macherin der ROTERFADEN Taschenbegleiter – Beate Mangrig – vier Fragen zu stellen.

Frage > Aus Arbeitsorganisationsgesichtspunkten, was sind Ihrer Meinung nach die Vorteile der ROTERFADEN Textbegleiter gegenüber herkömmlicher Filofaxe?

Der Benutzer ist sehr frei – wenn er will. Unser Heftsortiment bietet Kalender, Skizzen, verschiedene Notizen etc. Man ist aber nicht auf diese Einlagen beschränkt sondern kann alle gebundenen oder losen Papiere einklammern. Beispielsweise den Firmenkalender, Prospekte, den Reisepass, Briefe, Geldscheine…. Es muss nichts erst gelocht werden. DIN Formate sind auch willkommen.
Unsere wechselnden Einlagen für die langlebige Hülle sind keine losen, vorgelochten Blätter sondern fadengebundene Hefte. Statt loser Blattwerke entsteht am Ende ein persönliches Archiv aus schönen Heften das sich – dank wechselnder Jahresfarbe an den Heftrücken – automatisch sortiert. Da wir in Deutschland und in kleiner Manufaktur produzieren, können wir schnell und mit Experimentierfreude auf Sonderanfragen reagieren: Bitte Tasche für iPhone, bitte Initalien einsticken, bitte zwei Klammern mehr, bitte anderes Format. Kein Problem. Heute wurde die erste Mappe für einen Linkshänder genäht. Spiegelverkehrt! Natürlich wird das dem Kunden im Alltag Freude bereiten.
Wir bekommen außerdem gesagt, der Klammermechanismus “macht Spaß”. Klick. Klick. Die Klammern nehmen im Gegensatz zum Ringbuch keinen Platz weg. Der Punkt Freiheit spiegelt sich auch im Layout der Kalenderseiten wieder. Wenig Kästen viel Leerraum, den jeder anders nutzt und einteilt. Alles ist sehr einfach.

Frage > …und gegenüber digitaler Organizer?

Digitale Organizer sind etwas völlig anderes. Es gibt auch ja auch kein entweder oder. Einige Leute benutzen beides parallel. Wenn ich dreißig Termine am Tag habe ist ein digitaler Organizer vielleicht gut, aber wer keinen Stift mehr bei sich hat, der hat doch verloren oder? Vielleicht verkrüppeln die Gedanken auch wenn man alle Worte verkrüppelt?
Ich schaue dauernd in den Monitor. Ich tippe, tippe, tippe unendlich viel Mails. Da freue ich mich auf meinen Stift und meinen Taschenbegleiter.
Da denkt man auch anders. Entspannter. In einem digitalen Organizer lese ich nicht nach was ich vor drei Jahren gemacht habe und wie es mir ging.

Frage > Für wen sind die Taschenbegleiter geeignet?

Einfach selbst testen. Da wurden schon einige begeistert die zuvor mit dem Gratiskalender ihrer Bank zufrieden waren. Für alle Leute die zuvor Ringbücher verwendet haben und für alle die sich damit zu eingeschränkt fühlten. Für Kalenderfetischisten.
Viele ROTERFADEN Benutzer kommen aus dem kreativen Bereich. In ein Ringbuch kann man nicht skizzieren und scribbeln. Der Mechanismus nervt die zeichnende Hand. Außerdem haben die Skizzen ja einen Wert und damit ein fadengebundes Heft aus gutem Zeichenpapier verdient.
Wer immer Notizbuch, Adressbuch und Kalenderbuch hatte kann das jetzt im Taschenbegleiter vereinen.
Auch ist der Taschengleiter geeignet für Leute die statt der “Balmoral.Edition” oder dem “Echsenimitat” lieber klares funktionales Design bevorzugen.
In einer Mail an uns stand “solide sexy Handarbeit”.

Frage > Welche Fertigkeit muss man als Benutzer mitbringen?

Keine besonderen Fähigkeiten eigentlich. Aber man sollte seinen Begleiter lieben. Den Beziehungsaufbau :-) erleichtern wir indem man nicht nur Inhalt sondern auch die Optik des Partners frei bestimmen kann. Frech oder seriös. Online kann man verschiedene Außematerialien, Farben und zwei Formate mixen. Am besten testen.

Frau Mangrig, vielen Dank für Ihre Antworten!

Gute Vorsätze zum neuen Halbjahr: Der konsequente Tagesplan

todo2.JPGGibt es eigentlich auch gute Vorsätze zum 1. Juli? Einen guten Vorsatz, wenn die Sonne scheint und die Vögel trällern scheint doch psychologisch viel sinnvoller als ein guter Vorsatz im kalten dunklen Januar. Jetzt also, wenn die Sonne unseren Arbeitseifer anstachelt, ist der richtige Zeitpunkt für gute Vorsätze. Und der meinige heißt: Tagespläne konsequent durchziehen.

Was brauche ich dazu? Ein Blatt Papier und ein Stift. Ich notiere mir mein Tages(haupt)ziel und die Aktionen, die abzuarbeiten sind, die Dauer der Aktionen, nicht unbedingt in chronologischer Reihenfolge, weil man ja weiß, dass Anrufe und Kurzfristiges reinkommt, die Priorität der Aufgabe und den Status der Erledigung.

Zur Priorisierung benutze ich das Eisenhower-Prinzip. Angeblich hat der ehemalige amerikanische Präsident erkannt, dass nicht alles was dringlich auch wichtig ist und seine Aufgaben entlang der beiden Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ organisiert. Aus diesem 4-Felder Schema ergibt sich dann:

Kategorie A: Wichtig und dringlich
Kategorie B: Wichtig und nicht dringlich
Kategorie C: Nicht wichtig, aber dringlich
Kategorie D: Weder wichtig, noch dringlich

Das heißt, wichtige Aufgaben (Aufgaben, die mit meinem übergeordneten Ziel zu tun haben) sind den lediglich dringlichen stets vorzuziehen. Durch die Matrix wird der Verwechslung von Wichtigkeit und Dringlichkeit vorgebeugt und ich bleibe fokussiert auf mein Ziel.

Zur Kategorisierung zum Status der Aufgaben wähle ich dieses Schema:

Wart: Warten auf anderen (Beispiel Rückruf oder Antwort eines E-Mails)
Zurück: Die Aufgabe ist zurückgestellt worden
iB: In Bearbeitung
Streiche ich die Aufgabe mit rotem Textmarker durch, ist sie erledigt.

Und habe ich alle Aufgaben mit rotem Textmarker durchgestrichen gibt’s zur Belohnung nach gelungenem Tageswerk dann auch diese tolle Version von „My Girl“ und die Tanzschritte von Suggs werden heimlich eingeübt.




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