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Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, Aufgaben zu managen und Prioritäten zu setzen. Durch die Einteilung der Aufgaben in Kategorien sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Das Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

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Burkhard Heidenberger, Trainer für Zeit- und Zielmanagement, beschreibt das Eisenhower-Prinzip bzw. die Eisenhower-Methode in seinem eBook „Schritt für Schritt zum perfekten Zeitmanagement“:

Für die Prioritätensetzung nach Eisenhower ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend wesentlich. Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, hingegen auf wichtige Aufgaben agiert man. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig. Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Priorität A, DRINGEND UND WICHTIG:

Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind möglichst von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen. Beispiele:

Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss für Ihr Unternehmen (Geld – Gewinn – steht auf dem Spiel!).

Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A (Geld – Verlust – steht auf dem Spiel!).

Priorität B, WICHTIG, NICHT DRINGEND:

Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben. Eine Aufgabe der Klasse B kann zu einer Aufgabe der Klasse A werden, dann spricht man von einer Wanderaufgabe. Beispiele:

Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.

Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen des Einreichplanes erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, d.h. beim Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich von einer B- zu einer A-Aufgabe.

Priorität C, DRINGEND, NICHT WICHTIG:

In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. Beispiele:

Jemand ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu faxen.

Priorität D, NICHT DRINGEND, NICHT WICHTIG:

D-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Beispiele:

Grünpflanzen für das Büro besorgen.

Zeitschriften und Werbematerial lesen.

Und so erledigen Sie Aufgaben nach den Eisenhower-Prioritäten

Grundsätzlich gilt: Bearbeiten Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, gegebenenfalls nach der Dringlichkeit (abhängig vom Fälligkeitstermin) und nach Aufgaben, an denen Ihre persönliche Leistungsfähigkeit und Verlässlichkeit gemessen wird (z.B. zugesagte Dokumente zum versprochenen Termin senden). Reihenfolge für die Abarbeitung der Aufgaben nach Eisenhower-Prioritäten:

  • A-Aufgaben
  • C-Aufgaben
  • B-Aufgaben
  • D-Aufgaben

C- und D-Aufgaben können Sie wenn möglich immer delegieren. A- und B-Aufgaben sollten Sie selber erledigen.

Burkhard Heidenberger betreibt das Zeitblüten-Blog. Er stellt erstmalig seine gesamten Publikationen kostenlos als Download zur Verfügung:

  • Vom Chaos- zum Wohlfühl-Schreibtisch
  • Schritt für Schritt zum perfekten Zeitmanagement
  • Zeitmanagement mit Outlook
  • E-Mail-Organisation mit Outlook
  • Zielmanagement: Ziele finden und Ziele erreichen

Gute Vorsätze zum neuen Halbjahr: Der konsequente Tagesplan

todo2.JPGGibt es eigentlich auch gute Vorsätze zum 1. Juli? Einen guten Vorsatz, wenn die Sonne scheint und die Vögel trällern scheint doch psychologisch viel sinnvoller als ein guter Vorsatz im kalten dunklen Januar. Jetzt also, wenn die Sonne unseren Arbeitseifer anstachelt, ist der richtige Zeitpunkt für gute Vorsätze. Und der meinige heißt: Tagespläne konsequent durchziehen.

Was brauche ich dazu? Ein Blatt Papier und ein Stift. Ich notiere mir mein Tages(haupt)ziel und die Aktionen, die abzuarbeiten sind, die Dauer der Aktionen, nicht unbedingt in chronologischer Reihenfolge, weil man ja weiß, dass Anrufe und Kurzfristiges reinkommt, die Priorität der Aufgabe und den Status der Erledigung.

Zur Priorisierung benutze ich das Eisenhower-Prinzip. Angeblich hat der ehemalige amerikanische Präsident erkannt, dass nicht alles was dringlich auch wichtig ist und seine Aufgaben entlang der beiden Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ organisiert. Aus diesem 4-Felder Schema ergibt sich dann:

Kategorie A: Wichtig und dringlich
Kategorie B: Wichtig und nicht dringlich
Kategorie C: Nicht wichtig, aber dringlich
Kategorie D: Weder wichtig, noch dringlich

Das heißt, wichtige Aufgaben (Aufgaben, die mit meinem übergeordneten Ziel zu tun haben) sind den lediglich dringlichen stets vorzuziehen. Durch die Matrix wird der Verwechslung von Wichtigkeit und Dringlichkeit vorgebeugt und ich bleibe fokussiert auf mein Ziel.

Zur Kategorisierung zum Status der Aufgaben wähle ich dieses Schema:

Wart: Warten auf anderen (Beispiel Rückruf oder Antwort eines E-Mails)
Zurück: Die Aufgabe ist zurückgestellt worden
iB: In Bearbeitung
Streiche ich die Aufgabe mit rotem Textmarker durch, ist sie erledigt.

Und habe ich alle Aufgaben mit rotem Textmarker durchgestrichen gibt’s zur Belohnung nach gelungenem Tageswerk dann auch diese tolle Version von „My Girl“ und die Tanzschritte von Suggs werden heimlich eingeübt.




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