Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, Aufgaben zu managen und Prioritäten zu setzen. Durch die Einteilung der Aufgaben in Kategorien sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Das Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.
Burkhard Heidenberger, Trainer für Zeit- und Zielmanagement, beschreibt das Eisenhower-Prinzip bzw. die Eisenhower-Methode in seinem eBook „Schritt für Schritt zum perfekten Zeitmanagement“:
Für die Prioritätensetzung nach Eisenhower ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend wesentlich. Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, hingegen auf wichtige Aufgaben agiert man. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig. Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):
Priorität A, DRINGEND UND WICHTIG:
Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind möglichst von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen. Beispiele:
Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss für Ihr Unternehmen (Geld – Gewinn – steht auf dem Spiel!).
Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A (Geld – Verlust – steht auf dem Spiel!).
Priorität B, WICHTIG, NICHT DRINGEND:
Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben. Eine Aufgabe der Klasse B kann zu einer Aufgabe der Klasse A werden, dann spricht man von einer Wanderaufgabe. Beispiele:
Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.
Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen des Einreichplanes erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, d.h. beim Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich von einer B- zu einer A-Aufgabe.
Priorität C, DRINGEND, NICHT WICHTIG:
In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. Beispiele:
Jemand ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu faxen.
Priorität D, NICHT DRINGEND, NICHT WICHTIG:
D-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Beispiele:
Grünpflanzen für das Büro besorgen.
Zeitschriften und Werbematerial lesen.
Und so erledigen Sie Aufgaben nach den Eisenhower-Prioritäten
Grundsätzlich gilt: Bearbeiten Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit, gegebenenfalls nach der Dringlichkeit (abhängig vom Fälligkeitstermin) und nach Aufgaben, an denen Ihre persönliche Leistungsfähigkeit und Verlässlichkeit gemessen wird (z.B. zugesagte Dokumente zum versprochenen Termin senden). Reihenfolge für die Abarbeitung der Aufgaben nach Eisenhower-Prioritäten:
- A-Aufgaben
- C-Aufgaben
- B-Aufgaben
- D-Aufgaben
C- und D-Aufgaben können Sie wenn möglich immer delegieren. A- und B-Aufgaben sollten Sie selber erledigen.
Burkhard Heidenberger betreibt das Zeitblüten-Blog. Er stellt erstmalig seine gesamten Publikationen kostenlos als Download zur Verfügung:
- Vom Chaos- zum Wohlfühl-Schreibtisch
- Schritt für Schritt zum perfekten Zeitmanagement
- Zeitmanagement mit Outlook
- E-Mail-Organisation mit Outlook
- Zielmanagement: Ziele finden und Ziele erreichen