Stefan Fröhlich über Mitarbeiterbefragungen

Gerade als ich eine Reihe von Follow-Up Workshops einer Mitarbeiterbefragung durchgeführt habe, treffe ich in dem Seminar „Positiv Beeinflussen“ auf Stefan Fröhlich. Er ist Spezialist für Personalentwicklung und Spezialist für Mitarbeiterbefragungen. Hätte ich ihn mal vorher getroffen, seine Antworten zu Mitarbeiterbefragungen gehen weit über das Lehrbuchhafte hinaus.

Doch lesen Sie selbst.

Auf was muss geachtet werden, dass eine Intervention mittels einer Mitarbeiterbefragung erfolgreich ist?

 Eine ganze Menge. Zuerst sollte ich mir als Entscheider überlegen, was ich mit einer Mitarbeiterbefragung (MAB) Intervention bezwecken will. Natürlich liegen MABs voll im Trend, wenn ich jedoch kein Ziel habe und mir im Vorfeld nicht zumindest ansatzweise überlege wie ich mit den Ergebnissen umgehen werde und welche Konsequenzen auftreten könnten, dann kann aus der anfänglichen Euphorie schnell ein anstrengender Prozess mit zahlreichen Widerständen werden. Gerade die Geschäftsführung sowie das Senior Management Team und auch das mittlere Management sind bei der Ergebniskommunikation und dem Nachfolgeprozess gefragt. Hier müssen sie mit gutem Beispiel in Führung gehen, für Akzeptanz der Maßnahme sorgen, sogenannte „Quick-Wins“ also schnelle Erfolge produzieren und vor allem mit den Mitarbeitern in den direkten Kontakt gehen. Darüber hinaus ist es wichtig Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Lösungen erarbeitet werden können. Der Ansatz: „Geht nicht, weil wir das immer so gemacht haben“ sorgt lediglich für „Stirnrunzeln“ auf Seiten der Mitarbeiter.

Ganz wichtig bei einer MAB ist auch, dass regelmäßig informiert sprich kommuniziert wird. Es ist schade, wenn tolle Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet werden, die Mitarbeiter jedoch nicht den gedanklichen Bogen zur MAB schlagen (können).

Wie sieht ein guter MAB Follow-Up Workshop aus?

Ein guter Follow-Up-Workshop sollte stets mit den agierenden Führungskräften abgestimmt werden. Das, was für den einen Bereich funktioniert, muss nicht unbedingt für alle Bereiche funktionieren. Auch hier ist die jeweilige Selbstverantwortung der Führungskraft gefragt die MAB Intervention als Führungsinstrument für sich zu nutzen. Grundsätzlich ermöglicht eine MAB den spezifischen Dialog über Themen, welche das Arbeitsklima verbessern können. Es gibt beispielsweise Stellhebel bzw. Befragungs-Items wie Anerkennung, Arbeitsmittel & Ressourcen, Kommunikation, direkter Vorgesetzter, Teamarbeit, etc. Wenn es mir als Führungskraft gelingt einen offenen und ehrlichen Dialog zu ermöglichen, dann kann ich mit den Ideen der Mitarbeiter weiterarbeiten. Ein guter Workshop hat demnach folgende Elemente:

1. Ziel des Workshops, Vorgehen und Spielregeln

2. Information über Ergebnisse und allgemeine Erkenntnisse aus der MAB

3. Betrachtung, Diskussion und Abarbeitung der Befragungsbefunde

4. Klärung von Verständnisproblemen

5. Gemeinsame Einigung auf Fokus-Themen inkl. Priorisierung

6. Brainstorming von Ideen und Verbesserungsvorschlägen

7. Ableitung eines Aktionsplans (Wer macht was bis wann)

8. Ausblick auf die nächsten Schritte

Wenn es möglich ist nutzen Sie für solch einen Workshop einen externen Moderator oder einen geschulten Mitarbeiter der Personalentwicklung. Je nach Offenheit und Ehrlichkeit kann es schon mal heiß hergehen. Da empfiehlt es sich einen kompetenten Prozess-Führer zu haben, der an der richtigen Stelle lösungsorientiert interveniert. Der Workshop ist natürlich nur ein Element der MAB. Es gibt zahlreiche weitere Maßnahmen wie Ergebnisverkündung, 4-Augen-Gespräche, etc.

Welche Schwierigkeiten treten hier im Workshop auf und wie lösen Sie diese?

 Es ist nicht immer einfach alle Teilnehmer eines solchen Workshops auf dem gleichen Level der Erkenntnis zu halten. An dem Beispiel des Stellhebels bzw. Befragungs-Items Weiterentwicklung lässt sich dies sehr schön beispielhaft demonstrieren. Für den einen bedeutet Weiterentwicklung ein Seminar zu besuchen, danach in eine höhere Gehaltsstufe eingruppiert zu werden und anstatt 5 Mitarbeitern dann 20 Mitarbeiter zu führen. Der andere versteht unter Weiterentwicklung die Chance sich in einem Projekt beweisen zu können, welches seinen aktuellen Arbeitsbereich überschreitet. Und so gibt es für einen Begriff mindestens so viele Deutungen wie Teilnehmer im Workshop. Die Kunst besteht darin, die Gruppe ein Verständnis erarbeiten zu lassen und mit diesem Verständnis dann in die Entwicklung von Lösungsansätzen zu gehen, die für diese Gruppe stimmig sind. Eine weitere Herausforderung besteht darin sich nicht in Grundsatzdiskussionen zu verlieren: „Warum heißt der Stellhebel Anerkennung und nicht Wertschätzung?“. In solchen Workshops geht es auch nicht darum die Erhebungssystematik in Frage zu stellen (weil man vielleicht mit dem Ergebnis nicht zufrieden ist), sondern die Ergebnisse als Chance zu sehen, in den direkten Dialog mit seinen Mitarbeitern zu treten.

Haben Sie eine Erfolgsgeschichte einer MAB Intervention für uns?

Im Rahmen unserer Mitarbeiterbefragung haben wir als Organisation unsere Kommunikation verbessert. Ein Ergebnis von zahlreichen Workshops auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen war, dass die Mitarbeiter nicht zufrieden waren mit Art und Umfang an zu Verfügung stehenden Informationen. Daraus haben wir dann eine organisationsweite Maßnahme entwickelt und Infoscreens für unsere Standorte angeschafft. So hat nun jeder Mitarbeiter die Möglichkeit sich in der Kantine oder an anderen zentralen Punkten über die neusten unternehmensweiten sowie standortspezifischen Neuigkeiten zu informieren. Darüber hinaus wurden zahlreiche Regelmeetings und Schnittstellen-Meetings ins Leben gerufen bzw. revitalisiert und es wurden Leitfäden erarbeitet mit denen die Mitarbeiter konsistent informiert werden. Insgesamt gelang es uns den Zustimmungswert beim Stellhebel Kommunikation um 13 Prozentpunkte zu steigern.

Herr Fröhlich, vielen Dank für das Gespräch.